Hvor vanskelig er det å gjøre medarbeidersamtalen nyttig og ålreit?

Hvor vanskelig er det å gjøre medarbeidersamtalen nyttig og ålreit?

Jeg har nevnt i tidligere blogginnlegg at jeg er teknolog i bunnen. Da jeg i 2001 byttet fra en forsker- til en lederjobb kom den supre verktøykassen jeg hadde på teknologiområdet helt til kort på området «hvordan behandle mennesker». Jeg husker hvor hjelpeløs jeg følte meg, og hvordan jeg kastet meg over ledelseslitteraturen og deltok på en rekke lederutviklingskurs.

Jeg minnes et kurs der vi blant annet skulle trene på medarbeiderveiledning. Vi trente i grupper på tre og roterte på rollene som leder, medarbeider og observatør. Rammen var trygg og åpen for prøving og feiling sammen med gode og erfarne kollegaer. Samtidig hadde vi ingen knagger å henge noe på, ingen sentrale oppmerksomheter, og jeg husker følelsen av å famle rundt i blinde. Hvordan i alle dager få til en god medarbeidersamtale? Jeg husker min egen frustrasjon helt tydelig, utålmodig som jeg er.

Heldigvis snublet jeg over en konkret verktøykasse for «menneskehåndtering» ikke lenge etterpå. Deretter hadde jeg gleden av å gjenta veiledningstrening for medarbeidere på et nytt lederkurs noen år senere. I gruppen på tre var vi denne gangen to som hadde tilegnet oss disse konkrete verktøyene. Følelsen av å famle rundt i blinde var borte.

Medarbeidersamtalene har som regel sitt faste program som selvsagt kan variere fra bedrift til bedrift. Hensiktene med samtalene er nok ganske like: felles forståelse for nåsituasjon og en utviklingsplan for medarbeideren. Tenker du som meg at det er vesentlige elementer som påvirker kvaliteten i samtalen og som ikke ivaretas ved at leder og medarbeider slavisk følger malen for medarbeidersamtalen?

Her er de mest sentrale oppmerksomhetene for å lede en vellykket medarbeidersamtale – og som malene og skjemaene ikke sier noe om:

  • Vær oppmerksom på intensjonene med samtalen: Hva vil du oppnå? Hva vil medarbeideren oppnå?
  • Vær oppmerksom på grensen mellom medarbeideren og deg. Skill fakta, dvs. observasjoner som er udiskuterbare, og tolkning. La medarbeideren snakke på vegne av seg selv, mens du snakker på vegne av deg. Ha respekt for medarbeiderens synspunkter og krev respekt for dine synspunkter.[1]
  • Møt den andre der den er, dette er din mulighet til å forstå om det er noe som opptar eller påvirker medarbeideren mye og som du tidligere ikke har hatt kjennskap til (kan være mye, f.eks livssituasjon, helse, endring i tidligere planer etc). Alt avhengig av hva medarbeideren vil dele eller finner viktig å legge vekt på.  Deretter led i retning av dine gode intensjoner, og la deg lede i retning av medarbeiderens gode intensjoner. Bryt mønster dersom dere blir stående fast eller ender opp med å gå i ring. Blogginnlegget om forhandling kan i så fall gi tips.

Det finnes selvsagt noen nyttige oppmerksomheter i tillegg, og den viktigste er kanskje å være et medmenneske, i tillegg til leder.

Er du interessert i maler, skjemaer og sjekklister for medarbeidersamtale? Her har du noen eksempler:

Sjekkliste for medarbeidersamtale (doc)
Mal for medarbeidersamtale (doc)

Lykke til med medarbeidersamtalene!

Monika

 

[1] Denne oppmerksomheten kaller vi Jeg//Du-sortering. Dette er for øvrig den nøkkelen i kommunikasjon og utviklingsprosesser vi i XLO tenker at er den aller viktigste. Se for eksempel kampanjen «Respekt», www.xlo.academy/respekt