En kollega kastet et blikk på bordet i kaffekroken i går og lurte på om det var mulig å tipse innkjøpsansvarlig om å kjøpe færre bananer – uten av det kunne bli tatt ille opp. Jeg fulgte blikket hans og så en fyldig klase ferske bananer på et fat. Litt lengre unna, på det samme store bordet, lå to brune, tydeligvis innkjøpt i forrige uke.
– I teorien, svarte jeg, er det enkelt å gi tilbakemeldinger. Henvis til hva du har sett eller hørt, altså fakta, og still spørsmål eller foreslå endringer, informasjon fra deg[1]. Her ser vi altså to brune bananer. Tilbakemeldingen kunne dermed bli «Jeg ser at det ligger to brune bananer fra forrige uke, og jeg foreslår at du handler inn færre bananer». Eller du kan si «jeg ser at det ligger igjen to brune bananer fra forrige uke, og jeg lurer på om vi klarer oss med færre innkjøpte bananer generelt».
Kollegaen min supplerte med «jeg ser at det ligger igjen bananer fra forrige uke, og jeg lurer på om de har mindre bananklaser i butikken. Klaser med bare 2-3-4 bananer, for eksempel».
Det korte svaret på spørsmålet «hvor vanskelig er det å gi tilbakemeldinger på en ålreit måte» er at det er enkelt. Så lenge du vet hvordan. Om ikke, kan det være både vanskelig og risikabelt. Faren er at tilbakemeldingen blir tolket som ikke-konstruktiv kritikk og at tilliten i relasjonen blir brutt. En erfaring er at slingringsmonnet er stort dersom intensjonen i bunnen er god, at tilbakemeldingen er ment som en gave til mottakeren. En annen erfaring er at noen har en sterkere tendens til å ta konstruktive tilbakemeldinger som personlig kritikk. Selv om tilbakemeldingene er helt sortert på fakta og tolkning, og på hvilken informasjon som kom fra mottakeren og fra giveren av tilbakemeldingen. Og uansett om tilbakemeldingen var aldri så mye tenkt som et kjærtegn[2].
Ferdigheter i å gi tilbakemeldinger – på en ålreit måte – har vært ett av mine viktigste lederverktøy gjennom mange år. Tilbakemeldingene har gjort det mulig å heve kvaliteten på produkter, dokumentasjon og arbeidsprosesser, og de har vært ryggraden i konstruktivt samarbeid.
Ønsker du konkrete tips til hvordan gi tilbakemeldinger på en ålreit måte? Her er en spilleliste fra nettkurset Tilbakemeldinger – på en ålreit måte:
Om du skulle lure: Tilbakemeldinger på en ålreit måte fungerer like bra med barn, partner, venner og familie også…
Monika
PS: Helt til slutt: Jeg hører gjerne fra deg om du skulle ha tilbakemeldinger på tilbakemeldingsfilmen!
[1] Alle som kjenner meg vet at jeg bruker enhver mulig (og umulig) anledning til å spre bevissthet om jeg//du-sortering. Å kunne sortere fakta og tolkning er et undereksempel på dette. Årsaken er at jeg er overbevist om at dette er den viktigste enkeltfaktoren for å skape en bedre verden. Er du mer nysgjerrig på hva jeg//du-sortering er? Se filmen:
[2] Er du nysgjerrig på hva som kan ligge under når det er slik? Da kan du ta en titt på blogginnlegget https://xlo.academy/mindset-med-dominoeffekt/.