Er du en av de som har skjønt at tilbakemeldinger spiller en viktig rolle i utvikling, men som synes det er krevende i praksis? Tilbakemeldinger kan være både uvant og skummelt om det skjer en sjelden gang og skal være «konstruktiv kritikk». Her kommer 3 enkle tips for å komme i gang.
1. Bruk møter til å øve
En enkel måte å komme i gang er å sette evaluering som fast punkt på agendaen i alle møter. Dere kommer langt med 5 minutter til slutt i møtet. Vanlig møtefrekvens i norske virksomheter gir ypperlig mulighet for mengdetrening. Husk å minne om evalueringen i starten av møtet, og gi en person ansvar for å fasilitere. La gjerne rollen gå på omgang slik at alle får trent også på det.
2. Start med det som var bra og det som kan forbedres
Når det er tid for evaluering setter møteleder eller fasilitator tydelig og trygg ramme. Han eller hun kan for eksempel si: «Nå er det tid for evaluering av møtet. Dette gjør vi for å utvikle oss videre og sikre at møtene er vel anvendt tid. Vi tar det også som trening på å bygge en god og trygg tilbakemeldingskultur. Istedenfor å gi tilbakemelding på hva som ikke fungerte anstrenger vi oss for å komme med konkrete forslag til forbedring. Vi holder fokus på det som har vært bra og det som kan forbedres.»
Dagens fasilitator stiller så første spørsmål: «hva fungerte bra med dette møtet?». Alle som ønsker gir korte innspill – mer som stikkord enn lange setninger. Fasilitator noterer det som blir sagt (hverken mer eller mindre) slik at det er synlig for alle (på PC med visning på prosjektor, flip-over, tavle el.). Når ingen har flere punkter til det som var bra, spør fasilitator: «hva er forslag til forbedring» og noterer på samme måte det som blir sagt. Evalueringen blir en del av møtereferatet og kan for eksempel se slik ut:
| Hva var bra | Hva kan bli bedre |
| – Holdt tiden | – Ta med en fra avdeling X neste gang |
| – Alle bidro | – Sette av mer tid til diskusjon Y |
| – God luft i møterommet | – Ha litt frukt el. i lange møter |
| – Fikk tatt beslutning | – Sende ut agenda og møtepapirer senest en dag før møte |
| – God stemning |
3. Maks utbytte ved å evaluere adferd, intensjon og rammer
Når dere er godt i gang med å evaluere alle møter og få tilbakemelding på hva som er bra og hva som kan forbedres, kan dere velge å gå mer systematisk til verks for å få enda mer verdifulle tilbakemeldinger. Igjen – for at dere skal kunne utvikle dere videre, mestre og prestere bedre.
Sett av litt mer tid til evaluering på slutten av møtet og informer alle om at dere skal borre litt dypere enn før. Fokus er fortsatt på hva som er bra og hva som kan forbedres. Det nye er at dere vil dekke flere dimensjoner ved møtet.
Rammesetting for evaluering og notering underveis er som tidligere. Fasilitator etterspør nå tilbakemeldinger på 3 dimensjoner ved møtet:
- Adferd – beskrivelse av det deltakerne har sett og hørt
- Intensjon – ble resultatet av møtet som ønsket og/eller ble det andre resultat(er)
- Rammer – var de hensiktsmessige for å oppnå intensjonen eller kan de med fordel justeres?
- Forberedelser (størrelse, detaljeringsnivå og timing)
- Tema (rekkefølge og omfang)
- Tid (før og under møtet)
- Prosess (presentasjon, diskusjon, brainstorm mm)
- Deltakere og roller (beslutninger, innspill, fasilitering mm)
- Fysiske rammer (sted, teknikk mm)
- osv
Bruk gjerne vedlagte huskelapp til det går av seg selv og dere har funnet en form som passer for dere.
Huskelapp for møteevaluering (pdf)
Lykke til!
Her er en kort film om tilbakemeldinger på rammer:
Vil du trene på å gi tilbakemeldinger – på en ålreit måte?
Nettkurs: Tilbakemeldinger – på en ålreit måte