Det finnes kurs i «den vanskelige samtalen». Jeg har lenge vært oppmerksomhet på effekten av forventninger, overbevisninger og alle andre slags presupposisjoner*: de har en tendens til å bli selvoppfyllende. Presupposisjonen om «den vanskelige samtalen» lyser mot meg, nemlig at den kommer til å bli (gjett hva) … vanskelig… Jeg forestiller meg hvordan begge, eller alle, parter bevisst og ubevisst gjør alt for å få rett: samtalen skal være vanskelig? Om ikke, da må noe være feil, ikke sant?
Ferdigheter i å gi tilbakemeldinger – på en ålreit måte – har vært ett av mine viktigste lederverktøy, ikke minst for å forebygge «vanskelige samtaler». Verktøyet har gjort det mulig å heve kvaliteten på produkter, dokumentasjon og arbeidsprosesser, og har vært ryggraden i konstruktivt samarbeid.
Her er oppskriften på hvordan:
Start med å skape en trygg ramme for samtalen
- Bytt forventning fra «vanskelig samtale» til f.eks. «utviklende samtale»
- Velg egnet tid og sted
- Minn om gode intensjoner og tillit til hverandre
- Ha fokus på forbedring og utvikling
Eksempel: «Jeg minner om at en del av denne samtalen er tilbakemeldinger for at du skal kunne vite hva jeg vurderer som bra og hvor jeg har forslag til områder hvor du kan utvikle deg videre» osv.
Gi tilbakemelding på intensjoner
- Sjekk intensjon(er) bak unyttig adferd
- Del hva som ble resultatet
- Finn nyttige alternativer for å ivareta intensjon(ene)
Eks: «Hva er viktig for deg å oppnå?» «For meg og andre ble resultatet dessverre frustrasjon. Finnes det andre måter å ivareta intensjonen din på?» osv. Ev: «Hos oss er det dette som gjelder…..» (tydeliggjøre hva som er felles intensjon(er) i virksomheten.)
Gi tilbakemelding på rammer
- Vurder valg, tydelighet og etterlevelse av rammer (tid, ansvar, roller, budsjett, kompetanse mm)
- Finn frem til nyttige justeringer
Eksempel: «Jeg vil gjerne sjekke rammene du har til rådighet. Er de tilstrekkelige og tydelige – og hvordan bruker du dem?» «Jeg foreslår følgende justering….Har du forslag?» osv.
Eventuelt: «Hos oss er det dette som gjelder…..» (tydeliggjøre hva som er innenfor og utenfor virksomhetens rammer.)
Gi tilbakemelding på presupposisjoner
- Sjekk hvilke presupposisjoner som finnes
- Finn frem til nyttige justeringer
Eks: «Hvilke tanker har du om ….?» «Tenker du at det fremmer eller hemmer det du vil oppnå? Vil du ev legge noe annet til grunn?» osv. Ev: «Hos oss er det dette som gjelder…..» (tydeliggjøre hva som er felles valgte presupposisjoner i virksomheten.)
Gi tilbakemelding på adferd
1. Beskriv det du har sett/hørt
- Jeg så…./Jeg hørte…
2. Del din vurdering av det du har sett/ hørt
- Jeg likte…/Jeg lurte på…
3. Foreslå forbedringer
Eksempel: «Jeg har lagt merke til at du ofte tilbyr å skrive referat i møtene, og det setter jeg stor pris på.» «Jeg ser at du ofte kommer noen minutter etter at møtene er i gang. Jeg foreslår at du kommer presis.» osv. Ev: «Hos oss er det dette som gjelder…..» (tydeliggjøre hva som er ønsket adferd i virksomheten.)
Her kan du laste ned en huskelapp til den neste «vanskelige samtalen»
Om du skulle lure: Tilbakemeldinger på en ålreit måte fungerer like bra med barn, partner, venner og familie også…
Monika
*Om presupposisjoner: