Hvordan gjøre møter til effektive samhandlingsarenaer?

Hvordan gjøre møter til effektive samhandlingsarenaer?

Jeg fikk sjokk da jeg for lenge siden byttet fra en forsker- til en lederjobb. De nye arbeidsdagene ble fylt med møter fra start til slutt mens epostboksen og saksbunkene på pulten vokste. Møtene tok nærmere 90% av vanlig arbeidstid. E-postene svarte jeg på kveldene og sakspapirene leste jeg på toget til og fra jobb og i andre ledige stunder.

Noen møter var effektive og leverte det de skulle. Andre var totalt bortkastet arbeidstid. Har du, som meg, opplevd manglende forberedelser fra møteleder og/eller –deltakere? Uklar møtehensikt og ønsket resultat? Ingen agenda? Eller deltakere som uansett ikke bryr seg og rir sine egne kjepphester? Som enten konsekvent gir innspill på tvers, eller som starter innenfor agendaen og assosierer seg ut i huttiheita? Så har vi selvsagt en siste klassiker: null oppfølging i etterkant… Hva tenker du er de viktigste årsakene til bortkastet møtetid?

Etter en tid som leder fant jeg et rammeverk og en verktøykasse som gjorde det mulig å analysere nøkler til suksess og hva som var rotårsaker når noe ikke fungerer. Da ble det mye enklere å være en effektiv møteleder og –deltaker. Nøkkeloppmerksomhetene jeg endte opp med å ha størst glede av var:

  1. Rammer: Sørg for, eller etterspør en møteinnkalling med hensikt, agenda og eventuell bakgrunnsinformasjon
  2. Intensjoner: Sjekk ut at alle er enig med hensikt og ønsket resultat fra møtet
  3. Rammer underveis i møtet: Oppdag når noen hopper eller glir ut av rammene (agenda, tid, roller osv). Korriger ved å påminne om rammen som gjelder. Her fant jeg at metaforer som «nå har vi sporet av» eller «der havnet vi på et sidespor» funket bra…
  4. Rammer til slutt og i ettertid: Sørg for at alle er enig om aksjoner, ansvar og frister. Og sørg for oppfølging i etterkant…

I tillegg til oppmerksomhet på intensjoner og rammer, er det alltid nyttig å møte deltakerne der de er. Stikkord er bruk av språk, tempo, toneleie, blikk, mimikk, og kroppsspråk generelt. For ikke å glemme å lede i retning av møtets intensjon, ved å komme med egne forslag og invitere til forslag fra deltakerne. Om møtet skulle gå i lås er det nyttig å finne en mønsterbryter, eventuelt å legge til rette for en rask forhandling, se eget blogginnlegg.

En siste forutsetning for at møter skal kunne være effektive samhandlingsarenaer er respekt mellom møtedeltakerne. Jeg//Du-sortering er nøkkelen her – som at alle får snakke på vegne av seg selv, at fakta og tolkning, sak og person holdes fra hverandre og at deltakerne avstår fra å dømme/bedømme hverandre og innspillene som kommer.

Til slutt har jeg god erfaring med å legge inn en kort evaluering av møtet de siste minuttene – hvor alle kan gi innspill på hva som var bra og hva som kunne vært enda bedre. Da kan alle utvikle seg videre, og det å gi og motta tilbakemeldinger blir en del av hverdagen.

Lykke til med å gjøre alle møter til effektive samhandlingsarenaer!

Monika

Har du lyst til å lære mer og trene på disse oppmerksomhetene? Sjekk ut kurset Møteledelse – effektiv samhandling